Cara Pengisian Format Penjualan
Tata cara pengisian format penjualan berupa nota yang ialah bukti pembelian barang akan diisi oleh petugas penjualan jikalau seorang konsumen/pembeli sudah memutuskan pembelian. Sebelum konsumen yang bersangkutan melaksanakan pembelian ke kassa maka seorang pramuniaga harus lebih dulu mengisi nota berdasarkan jumlah pembelian barang. Data-data yang harus diisi antara lain yaitu:
a) Tanggal transaksi
b) Nama dan alamat konsumen
c) Nomor urut
d) Nomor nota
e) Nama barang
f) Jumlah barang
g) Harga satuan
h) Jumlah harga
i) Nama terperinci petugas pembelian
Data-data yang disebutkan tersebut harus diisi secara akurat serta teliti, tujuannya ialah biar tidak terjadi kesalahan dan kekeliruan.
Unit-unit organisasi yang terlibat dalam acara penjualan di toko-toko ialah bab order penjualan (pramuniaga), bab kasa, bab pembungkus, bab gudang. Kegiatan masing-masing bab tersebut ialah sebagai berikut:
1. Bagian Penjualan (Pramuniaga)
Kegiatan dari bab penjualan (pramuniaga) antara lain yaitu:
a) Menerima order dari konsumen/pembeli yang tiba eksklusif ke daerah penjual (toko).
b) Mengisi formulir faktur (nota) penjualan tunai rangkap 3 (tiga), lembar 1 dirserahkan kepada konsumen/pembeli untuk dibawa ke kassa dikala pemebayaran, lembar 2 diserahkan kepada bab gudang untuk digunakan dalam kepentingan penyediaan barang yang akan diserahkan pada pembeli, dan lembar 3 diarsipkan dibagian order penjualan berdasarkan nomor urut faktur.
2. Bagian Kassa
Kegiatan dari bab kassa antara lain yaitu:
a) Menerima faktur penjualan tunai lembar 1 dari pembeli.
b) Menerima sejumlah uang dari pembeli untuk pembayaran faktur barang yang bersangkutan.
c) Menyerahkan faktur yang sudah dicap lunas dengan pita kas register (struk) kepada konsumen/pembeli untuk kepentingan pengambilan barang dibagian pembungkus (penyerahan) barang.
3. Bagian Gudang
Kegiatan dari bab gudang antara lain yaitu:
a) Menerima faktur penjualan tunai lembar 2 dari bab order penjualan.
b) Menyiapkan barang yang bersangkutan sesuai dengan yang tercantum dalam faktur.
c) Mencatat kuantitas barang yang bersangkutan yang tercantum dalam faktur dalam kartu gudang.
d) Menyerahkan faktur lembar 2 serta barang yang bersangkutan kepada bab pembungkus.
4. Bagian Pembungkus (Penyerahan) Barang
Kegiantan bab pembungkus (penyerahan barang) antara lain yaitu:
a) Menerima barang serta faktur penjualan tunai lembar 2 dari bab gudang.
b) Menerima faktur penjualan tunai lembar 1 yang sudah dicap lunas beserta pita kas register dari bab kassa melalui pembeli.
c) Meneliti kesamaan data faktur lembar 1dengan pita kas register serta faktur lembar 2 dan barang yang bersangkutan.
d) Menyerahkan barang pada konsumen/pembeli beserta dengan faktur penjualan tunai lembar 2 sebagai slip pembungkus, setelah data dokumen yang bersangkutan cocok.
e) Menyerahkan faktur penjualan tunai lembar 1 pada bab jurnal serta buku besar (bagian akuntansi).
5. Tempat Pembayaran
Tempat pembayaran pada umumnya dilaksanakan ditempat penyerahan barang, kecuali bila ada ketentuan lain didalam kesepakatan, waktu dan daerah pembayaran dapat dipilih dari salah satu ketentuan-ketentuan yang ada dibawah ini:
a) Dibayar dimuka (prepaid), yaitu pembeli membayar lebih dahulu sebelum barang yang dibeli diterimanya, artinya pembeli memperlihatkan kredit kepada penjual, kredit ini disebut dengan kredit pembeli.
b) Tunai/kontan (cash), yaitu barang yang dibeli harus dibayar secara tunai/kontan.
c) Rembours (cash on delivery / c.o.d), yaitu barang yang dibeli hanya akan dikirimkan serta diterima pembeli apabila barang tersebut sudah dibayar.
d) Pembayaran cicilan atau angsuran (installment), yaitu barang yang dibeli dapat dibayar secara mengangsur atau cicilan.
e) Kredit (credit), yaitu pembayaran untuk barang yang dibeli dapat dilakukan beberapa waktu setelah barang yang bersangkutan diterima, artinya pembeli diberikan kredit oleh penjual, kredit ini disebut juga sebagai kredit penjual (leverancier credit / seller credit).