2 Sistem Pencatatan Administrasi Gudang
Pada hakikatnya manajemen gudang terdiri atas dua sistem pencatatan, antara lain yaitu:
1. Sistem Pencatatan Terus Menerus (Perpetual System)
Dalam “Sistem Pencatatan Terus Menerus” atau disebut juga dengan “Sistem Buku”, pencatatan persediaan barang dilaksanakan secara kontinue (terus menerus). Untuk tiap-tiap jenis barang dibuatkan perkiraan/rekening/kartu ataupun buku tersendiri. Bertambahnya suatu barang akan dicatat disebelah debet dan berkurangnya suatu barang akan dicatat disebelah kredit pada setiap ketika terjadinya transaksi. Saldo dari asumsi akan dicocokkan dengan persediaan barang yang sesungguhnya ada.
2. Sistem Pencatatan Secara Periodik (Periodic System)
Pada setiap terjadi transaksi penjualan, maka hanya penerimaan dari penjualan tersebutlah yang dicatat. Pada kasus ini tidak dibentuk jurnal untuk mengkreditkan (mengurangi) perkiraan/rekening persediaan ataupun asumsi pembelian senilai harga pokok barang yang dijual tersebut. Oleh lantaran itu, harga pokok penjualan ditetapkan menurut pada daftar perincian persediaan barang yang ada (disebut persediaan fisik). Dengan begitu persediaan pada selesai periode akuntansi dilaksanakan dengan cara menginventarisir ataupun menghitung persediaan secara fisik. Lalu kemudian, lantaran perhitungan secara fisik (Physical Inventory) dilaksanakan sebagai “Sistem Periodic” (Periodic System).
Dalam sistem pencatatan persediaan barang dapat dilakukan dengan beberapa metode. Metode pencatatan persediaan barang tersebut antara lain yaitu:
a) First-in, First-out (FIFO)
Pencatatan dengan metode First in, First out (FIFO) ini berarti barang yang pertamakali masuk, maka barang itulah yang akan lebih dulu dikeluarkan, atau secara gampang dapat juga dikatakan masuk pertama, keluar pertama (MPKP).
b) Last-in, First-out (LIFO)
Pencatatan dengan metode Last-in, First-out (LIFO) ini berarti barang yang paling selesai masuk, maka barang itulah yang akan lebih dulu dikeluarkan atau dapat juga dikatakan masuk akhir, keluar pertama (MAKP).
c) Weight Average Cost (WAC) / Average Cost (AC)
Pencatatan dengan metode Average Cost (AC) ini berarti bahwa barang-barang yang dikeluarkan akan dicatat menurut harga rata-ratanya. Contohnya:
Persediaan awal 100 unit produk x @ Rp. 1.000,00
Dibeli 100 unit produk x @ Rp. 1.100,00
Dijual 125 unit produk x
(1) Maka jikalau transaksi tersebut dicatat dengan metode FIFO, yaitu:
Pertama diambil 100 unit dengan harga @ Rp.1.000,00
Sebagian diambil 25 unit dengan harga @ Rp.1.100,00
Jadi, sisa persediaan barang yakni 75 unit dari harga @ Rp.1.100,00
(2) Sementara jikalau transaksi tersebut dicatat dengan metode LIFO, yaitu:
Pertama diambil 100 unit dengan harga @ Rp. 1.100,00
Sebagian diambil 25 unit dengan harga @ Rp. 1.000,00
Sehingga sisa persediaan barang yakni 75 unit dari harga @ Rpo 1.000,00
(3) Dan jikalau transaksi tersebut dicatat dengan metode AC, maka:
Mencari harga rata-rata dari persediaan barang, yaitu:
(100 x Rp.1.000) + (100 x Rp. 1.100) / 200 = Rp. 1.050,00
Jadi sisa persediaan barang yakni 75 unit dengan harga @ Rp. 1.050,00
Adapun di dalam pencatatan ataupun manajemen gudang ini membutuhkan buku-buku, diantaranya yaitu:
a) Buku asumsi (general ledger).
b) Buku pembantu (subsidiary ledger).
c) Kartu gudang / kartu persediaan.
d) Buku-buku asumsi lain.
e) Buku asumsi pengembalian dan pengurangan harga.