Piutang: Pihak Terkait, Prosedur Penagihan Piutang, dan Penerimaan Uang Penagihan Piutang
Hak tagihan (piutang) yang terjadi alasannya ialah perusahaan meminjamkan uang ataupun melaksanakan sebuah penjualan secara tidak tunai (kredit). Yang dikelompokan sebagai trade receivables atau account receivables, yakni yang diklasifikasikan sebagai tagihan dalam kelompok:
a) Tagihan yang didukung oleh surat kesanggupan membayar utang secara tertulis dari debitur atau pelanggan yang disebut dengan wesel tagih (notes Receivab).
b) Tagihan yang tidak didukung oleh surat kesanggupan pembayaran utang secara tertulis dari debitur atau pelanggan disebut piutang (receivables). Contohnya: tagihan kepada konsumen alasannya ialah transaksi penjualan barang secara kredit yang disebut dengan piutang dagang.
Setiap piutang perlu diperhatikan secara seksama, terutama pada jatuh tempo pelunasannya. Hal ini diharapkan untuk memperkirakan jumlah piutang yang mungkin sanggup ditagih dan tidak sanggup ditagih. Bagi yang sanggup diperkirakan tidak sanggup ditagih lagi harus segera dicatat pada penyisihan kerugian piutang (allowence for bad debt/allowance for doubtful account).
Terdapat dua metode pencatatan utang, antara lain yakni account payable procedure dan voucher payable procedure. Dalam account payable procedure, setiap hutang pelanggan akan dicatat dibuku catatan piutang yang disebut dengan kartu utang yang diselenggarakan untuk setiap kreditur, yang menawarkan catatan wacana nomor faktur dari pemasok, jumlah pembayaran, jumlah yang terutang, dan saldo utang. Hal ini dilakukan supaya manajemen tertib.
Sementara dalam voucher payable procedure, tidak memakai kartu utang. Akan tapi memakai arsip voucher yang disimpan didalam arsip berdasarkan huruf ataupun berdasarkan tanggal jatuh temponya. Arsip bukti kas keluar ini fungsinya ialah sebagai catatan utang.
1. Pihak-pihak yang Terkait
Dalam hal piutang pelanggan untuk perusahaan sangat dekat hubungannya denga volume penjualan, alasannya ialah semakin besarnya piutang pelanggan maka semakin tinggi pula volume penjualan kredit. Piutang pelanggan harus selalu ditagih hal ini supaya modal kerja yang tertanam pada piutang tetap rendah, sehingga perusahaan tetap dalam keadaan likuid.
Sementara itu pihak-pihak yang terkait dalam proses penagihan piutang antara lain yaitu:
a) Kasir, yakni bab yang mendapatkan cek atau kas dan menyetorkarkannya ke Bank
b) Bagian penagihan, yakni bab yang menerbitkan faktur penjualan serta menyediakan copy faktur bagi pihak yang membutuhkannya.
c) Bagian akutansi, yakni bab yang mencatat transaksi yang terjadi dalam perusahaan serta menyiapkan laporan keuangan.
d) Bagian keuangan, yakni bab yang menyetujui penerimaan kas sesuai dengan bukti penagihan yang sah.
2. Prosedur Penagihan Piutang
Prosedur untuk mencocokan kelengkapan dan juga kesesuaian bukti transaksi (dokumen) antara lain yaitu sebagai berikut:
1) Bagian Penagihan
a) Mencocokan delivery order (surat pengiriman barang) lembar satu yang sudah diparaf oleh pelanggan dengan purchase order (surat pesanan pembelian).
b) Menyiapkan faktur penjualan rangkap lima dan juga faktur pajak dalam rangkap tiga, kemudian kemudian bersama dengan surat pengiriman barang (delivery order) disampaikan ke pada bab keuangan.
2) Bagian Keuangan
a) Meneliti kelengkapan dokumen penagihan yang terdiri atas DO, faktur penjualan, faktur pajak, surat order penjualan, serta kebenaran angka-angkanya.
b) Menandatangani faktur penjualan dan juga faktur pajak.
c) Mengirimkan dokumen penagihan (faktur penjualan, faktur pajak, surat pengiriman barang asli, surat order penjualan, surat pesanan pembelian, dan surat penagihan).
3. Prosedur Penerimaan Uang Penagihan Piutang
Prosedur penerimaan uang dari hasil penjualan ialah sebagai berikut:
1) Bagian Penagihan
Pada ketika faktur penjualan jatuh tempo maka bab penagihan akan menghubungi pelanggan, hal ini secara aktif dilakukan supaya pembayaran sanggup ditagih dan juga sanggup diterima secara sempurna waktu.
2) Bagian Kasir
a) Menerima cek atau giro dari pelanggan
b) Menyiapkan bukti kas Bank masuk rangkap tiga serta menyerahkan bukti kas Bank masuk lembar satu kepada pelanggan, bukti kas Bank masuk sanggup berfungsi sebagai kuitansi.
c) Cek atau giro dan bukti Bank masuk lembar kedua dan ketiga dan juga faktur penjualan disampaikan pada bab keuangan.
d) Bagian keuangan akan mencocokan jumlah uang (cek atau giro) dengan bukti bank masuk dan juga faktur penjualan.