Melakukan Konfirmasi Kepada Bagian Keuangan
Di dalam perjanjian jual beli dengan pelanggan didalmnya tercantum jatuh tempo pembayaran, oleh alasannya yakni itu Bagian Penagihan sebelumnya akan minta konfirmasi kepada bab keuangan mengenai data-data pelanggan yang masih belum menuntaskan pembayarannya.
Konfirmasi ialah perjuangan menegaskan ataupun meminta kepastian terhadap isu (data) yang diberikan, oleh bab keuangan guna memperkuat data transaksi keuangan yang sedang berlangsung, diantaranya untuk mengetahui data piutang debitur. Konfirmasi dapat dilakukan secara pribadi (inter personal) atupun melalui alat komunikasi, menyerupai telepon dan sebagainya.
1. Formulir Daftar Pelanggan
Daftar pelanggan yaitu dafar konsumen yang menjadi rekanan (debitur) yang memakai jasa atau produk perusahaan, oleh alasannya yakni itu sangatlah sempurna untuk menyusun daftar pelanggan supaya diketahui dengan terang piutang yang akan jatuh tempo pada tanggal yang bersangkutan. Hal ini berkhasiat untuk mengetahui kapan pelanggan harus membayar, sebelumnya mereka harus diingatkan akan tangal jatuh tempo, sekaligus juga melaksanakan penagihan apabila sudah sempurna jatuh tempo. Berikut ini merupakan referensi daftar pelanggan.
Daftar Data Pelanggan
2. Menyusun Daftar Pelanggan yang Kewajibannya Akan dan Telah Jatuh Tempo
PT. RIZEVA UTAMA DEPOK
LAPORAN PIUTANG YANG TELAH LEWAT JATUH TEMPO
No Nota : xxxxxx
Tanggal : 23-05-2006
Kode Pelanggan : xxxxxx
Nama Pelanggan : xxxxxxxxxxxxx
Tanggal Hari ini : 23-05-2006
Tanggal Jatuh Tem po : 23-05-2006
Terlambat Bayar : 23-05-2006
Sebelum kita akan mencatat jumlah-jumlah terutang sebagai akhir transksi pembelian bentuk kredit, sebelumnya kita harus menyidik terlebih dahulu apakah pembayaran tersebut tidak melebihi jumlah hutang yang dibayar serta apakah pembayaran dilaksanakan sempurna pada tanggal jatuh tempo atau tidak.
Oleh alasannya yakni itu kita harus selalu memperhatikan catatan hutang pelanggan atau disebut juga dengan kartu utang, kegunaan kartu utang pelanggan ini yakni untuk mengetahui hutang pelanggan yang pembayarannya sudah jatuh tempo dalam catatan hutang pelanggan. Selain itu, dari kartu hutang pelanggan dapat dilihat juga laporan mengenai:
a) Laporan posisi saldo hutang, yaitu laporan yang dibentuk tiap selesai periode. Laporan ini biasanya memuat informasi-informasi saldo hutang kepada tiap kreditor pada selesai periode.
b) Laporan hutang yang jatuh tempo, yaitu laporan yang memuat aneka macam hutang yang sudah jatuh tempo untuk dibayar.
3. Konfirmasi Kepada Pelanggan
Sesudah pihak perusahaan mengidentifikasi serta memferifikasi data-data didalam catatan hutang pelanggan (kartu piutang) maka yang harus dilakukan selanjutnya yaitu menghubungi pelanggan yang bersangkutan untuk mengkonfirmasikan piutang pelanggan yang dilakukan dengan cara mengirim surat konfirmasi piutang. Jenis-jenis surat piutang tersebut antara lain yaitu:
a. Konfirmasi Piutang Akhir Bulan
Dalam konfirmasi piutang selesai bulan, yang diinformasikan kepada pelanggan yang bersangkutan yakni hanya saldo selesai bulan tertentu saja.
b. Konfirmasi Satuan Piutang
Dalam konfirmasi satuan piutang, yang diinformasikan kepada pelanggan ialah saldo awal satu bulan, surat konfirmasi piutang ini merupakan dikutip dari kartu piutang pelanggan.
c. Konfirmasi Elemen Terbuka (Konfirmasi Faktur yang Belum Terbayar)
Dalam jenis konfirmasi ini, yang diinformasikan kepada pelanggan hanyalah faktur yang belum dibayar. Setelah surat konfirmasi dikirim biasanya pihak debitur akan sesegera mungkin mengirim surat balasan, surat jawaban ini dapat berisi surat persetujuan jumlah saldo piutang atau dapat juga berupa komplain bahwa jumlah saldo piutang tersebut tidak cocok dengan jumlah catatan piutang yang dimiliki debitur.
Selain itu jikalau dalam surat konfirmasi disertakan juga maksud menagih sisa piutang maka surat risikonya dapat berupa persetujuan pembayaran atau dapat juga berupa seruan penangguhan pembayaran. Surat jawaban ini kemudian dapat kita analisis dengan melakukan:
1) Pengecekan bukti bukti transaksi dan dokumen dokumennya.
2) Menganalisa pengunduran jangka waktu pembayaran piutang apakah akan ditolak atau diterima dengan syarat tertentu, surat jawaban dan juga copy surat konfirmasi tersebut harus diarsipkan biar jikalau dibutuhkan dengan gampang ditemukan dan menggunakannya. Contoh surat konfirmasi piutang yaitu:
Sesudah mengidentifikasi formulir daftar pelanggan langkah selanjutnya yang harus dilakukan yakni mempersiapkan surat penagihan menurut faktur penjualan yang sudah jatuh tempo beserta dengan dokumen-dokumen lainnya, menyerupai delivery order (DO), faktur pajak, faktur-faktur serta dokumen lain yang terlibat didalamnya diperiksa kelengkapannya menurut dokumen diatas, maka sehabis itu dibuatlah surat penagihan kepada langganan, surat penagihan ini akan dilampirkan dengan dokumen penagihan. Dokumen yang dibutuhkan dalam proses penagihan antara lain yaitu:
1) Faktur pajak, yakni bukti pemungutan pajak (PPN keluaran).
2) Faktur penjualan, yakni dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat transaksi piutang pelanggan.
3) Surat pesanan pembelian copy (purchase order), yakni bukti persetujuan pembelian dari pelanggan.
4) Surat pengiriman barang orisinil (delivery order), yakni bukti pengiriman barang kepada pelanggan.