Cara Penerimaan dan Pemeriksaan Barang yang Akan Dibeli
Melakukan konfirmasi keputusan pelanggan, ialah suatu penegasan atas pesanan barang yang diinginkan oleh pelanggan yang berlanjut ke tingkat transaksi pembelian. Berikut ini akan diuaraikan bagaimana mekanisme cara penerimaan dan investigasi barang yang dibeli (dipesan) oleh pelanggan.
a. Pada umumnya dimulai dari bab Buyer Departement Store dengan mengajukan SPP (surat pesanan pembelian) dan rencana pengadaan barang mingguan kepada pemasok (supplier) yang sudah biasa melaksanakan pengiriman barang. Dasar pengajuan ialah adanya kebutuhan dari setiap counter atas barang-barang yang diharapkan atau persediaan barang di gudang telah mencapai batas pemesanan.
b. Berdasarkan SPP (surat pesanan pembelian) dan rencana mingguan tersebut, supplier akan mengirimkan barang-barang dengan nota ataupun faktur dan kwitansi kepada bab buyer. Lalu selanjutnya buyer akan menciptakan Laporan Barang Masuk (LBM) dan melampirkan Surat Pesanan Pembelian (SPP) tersebut.
c. Laporan barang Masuk (LBM), lampiran Surat Pesanan Pembelian (SPP), nota atau faktur dan kwitansi akan dikirim kepada Bagian Receiving Room (Bagian pengecekan barang dan dokumen) dan bab gidang untuk nantinya akan diperiksa kebenaran barang dan dokumen-dokumennya, baik itu volume, kwalitas, jenis barang dan lain sebagainya.
d. Dari bab Receiving Room/Gudang, dokumen akan dikirimkan ke floor/counter (bagian penjualan barang yang mengajukan pesanan barang). Bagian ini juga akan melaksanakan investigasi sebelum nantinya barang tersebut dipajangkan. Apabila barang sesuai dengan pesanannya maka dokumennya akan dikembalikan ke Bagian Receiving Room/Gudang.
e. Bagian Receiving Room/Gudang, sehabis mendapatkan kembali dokumen-dokemen dari couter. Selanjutnya dokumen tersebut akan diadministrasikan dan lampiran (rangkapannya) akan didistribusikan ke unit-unit terkait dan dokumen orisinil akan diserahkan ke bab keuangan untuk nantinya diverifikasi perhitungannya.
f. Apabila telah simpulan diverifikasi dan datanya benar, maka seluruh barang dibayar kecuali bila terdapat perjanjian lain dalam pembayaran, contohnya kredit, tempo dalam waktu tertentu ataupun alasannya ialah barang konsinyasi.
g. Selanjutnya copyan dokumen diserahkan ke bab pembukuan atau akunting untuk dibukukan (dicatat).