Pembayaran dengan Perantaraan Pihak Ketiga
Sebuah perusahaan tidak akan bergerak maju tanpa adanya konsumen dan pemasukan dana dari hasil penjualannya. Oleh alasannya pentingnya pemasukan dana demi keberlangsungan hidup perusahaan, maka dibentuklah bab Debt Collection atau Treasury, sebagai suatu bab dari Divisi Keuangan.
Tugas debt collection ini tidak mudah, alasannya bab ini merupakan rantai terakhir dari serangkaian proses bisnis. Sesudah proses penjualan terjadi, maka bab penagihanlah yang diberikan kiprah untuk mendapatkan proses pembayarannya. Bagian penagihan harus selalu memonitor piutang para pelanggannya. Tentunya tidak cukup hanya dengan memberikan tagihan saja, akan tetapi juga mengumpulkan seluruh piutang dari para pelanggan.
Seperti pada umumnya penagihan, pertama-tama prosesnya diawali dengan melakukan konfirmasi penagihan melalui surat. Apabila tidak ada respon, debt collection akan mengingatkan melalui telepon. Dan apabila belum juga ada respon, maka barulah bab debt collection melaksanakan perundingan dan kesepakatan pembayaran. Bila perusahaan pelanggan dinilai mengalami kebangkrutan, maka dilaksanakan kesepakatan pembayaran dengan cara mencicil, serta menjadi piutang ragu-ragu yakni apakah pelanggan tersebut sanggup membayar atau tidak. Sebagai alternatifnya, diberikan banyak sekali macam usulan-usulan, supaya piutang tersebut sanggup dibayarkan oleh pelanggan. Dan apabila tidak ada kesepakatan, maka pelanggan tersebut akan dilaporkan ke Kantor Penanganan Piutang dan Lelang Negara (KP2LN).
Bagian debt collection ini dilibatkan semenjak awal pada ketika membahas kontrak yang menyangkut nominal dengan pelanggan yang bersangkutan, umumnya pada proses pembayaran yang menyangkut debit, kredit ataupun check masuk dalam kategori ini. Konfirmasi pada pelanggan mempunyai tujuan untuk mengetahui ketepatan pembayaran, untuk memuaskan konsumen serta memudahkan dalam transaksi, maka pihak perusahaan akan menyediakan format-format konfirmasi tagihan (Billing Confirmation).
1. Menggunakan Penagih Perusahaan
Pada ketika faktur penjualan telah jatuh tempo maka petugas dari bab penagihan akan menghubungi pelanggan yang bersangkutan, petugas ini nantinya akan mendapatkan amplop surat pelunasan piutang.
Penerimaan kas sanggup berwujud cek yang diterima dalam amplop atau sanggup juga berupa poswesel, jikalau cek diterima melalui pos maka ketika amplop akan dibuka harus dihadiri oleh dua orang petugas yang seorang diantaranya membuka daftar cek yang diterima sebanyak 3 (tiga) rangkap, dalam daftar tersebut dicantumkan beberapa hal berikut:
a) Nama pengirim
b) Maksud pembayaran
c) Jumlah rupiahnya.
Serta daftar cek yang dibuat rangkap tiga tersebut antara lain yaitu:
a) Lembar ke satu beserta cek cek yang diterima ditujukan untuk kasir.
b) Lembar ke dua untuk bab akuntasi.
c) Lembar ke tiga disimpan untuk arsip.
2. Penerimaan Kas Melalui Pos
Jika penerimaan kas melalui pos berupa pos wesel maka dilakukan ibarat halnya pada penerimaan cek, melalui pos penanganannya harus dilaksanakan oleh dua orang petugas. Petugas pertama akan menciptakan daftar poswesel yang diterima sebanyak tiga rangkap, sementara petugas kedua akan bertugas menguangkan poswesel ke Kantor Pos. Petugas ini harus memperoleh penunjukkan dari perusahaan untuk menguangkan poswesel atas nama perusahaan, dan mempunyai kartu C7. Pendistribusian dari daftar penerimaan poswesel, sama halnya ibarat daftar penerimaan cek.
3. Melalui Lockbox Collection Plan
Rekening lockbox (lockbox account) sering sekali digunakan oleh perusahaan besar dengan multi lokasi untuk melakukan penagihan pada kota-kota didaerah penagihan pelanggan yang dirasa paling berat. Perusahaan akan menyewa sebuah kotak pos setempat serta mengotorisasikan Bank setempat untuk mengambil pengiriman cek dari pelanggan yang bersangkutan yang diposkan ke nomor kotak tersebut. Bank akan mengosongkan kotak tersebut paling tidak sekali saja sehari serta segera mengkredit rekening perusahaan untuk penerimaan tagihan.
Keuntungan dari lockbox ini yaitu mempercepat ketersediaan dari kas yang ditagih. Biasanya, dalam suatu perjanjian lockbox Bank akan menciptakan mikro film cek-cek untuk tujuan pencatatan serta menunjukkan ke perusahaan slip setoran, daftar penerimaan tagihan, serta surat menyurat dari pelanggan. Apabila pengendalian dari kas meningkat dan apabila pendapatan yang dihasilkan dari percepatan penerimaan dana melebihi biaya dari system lockbox, maka hal tersebut bermanfaat untuk dilaksanakan.