Analisis Bentuk Transaksi
Sebelum balasannya diproses lebih lanjut, bukti-bukti transaksi harus dianalisis kebenaran serta keabsahannya. Analisis kebenaran dan keabsahan bukti transaksi ini dimaksudkan untuk menyidik kembali kebenaran perhitungan (penjumlahan, perkalian) dari data yang berupa angka-angka yang terdapat dalam bukti transaksi. Setiap bukti transaksi atau dokumen sedikitnya harus memuat data-data mengenai:
1) Jumlah uang ataupun nilai yang tercakup dalam transaksi.
2) Tanggal terjadinya transaksi dari pihak-pihak yang terlibat.
1. Bukti-Bukti Lain
Selain kuitansi dan faktur terdapat juga bukti lain, contohnya menyerupai nota-nota dari Bank (nota debet atau nota kredit), surat pesanan dan bukti pengirirnan atau penerimaan barang.
a. Purchase Order (PO) atau Surat Pesanan
Dokumen yang digunakan untuk melaksanakan suatu pemesanan barang/produk kepada konsumen disebut sebagai Purchase Order (PO). Bentuk dari surat pesanan (PO) ada banyak sekali macam bentuknya sesuai dengan ketentuan dari masing-masing perusahaan, namun pada prinsipnya isinya menguraikan perihal hal berikut:
1) Nama barang yang dipesan
2) Jumlah barang
3) Spesifikasi barang
4) Harga barang
Setelah terjadinya transaksi jual beli, langkah selanjutnya ialah penjual mengirimkan barang yang bersangkutan kepada pembeli. Pada dikala petugas mengantarkan barang tersebut pada pembeli, petugas akan dibekali dengan dokumen berikut ini:
1) Pesanan penjualan (Sales order)
2) Faktur pembelian/Penjualan
3) Surat jalan
4) Bukti penerimaan barang
b. Pesanan Penjualan (Sales Order) atau Pengantar Barang
Pesanan penjualan merupakan salinan dari purchase order (PO) yang dibentuk oleh penjual atau perusahaan. Surat ini sering disebut juga dengan surat pengantar barang. Surat pengantar barang ini disampaikan oleh petugas yang mewakili penjual pada dikala mengantar barang yang bersangkutan kepada pembeli.
c. Faktur Pembelian
Setiap penjualan yang dilakukan secara kredit membutuhkan bukti yang disebut dengan faktur. Bagi penjual faktur tersebut merupakan faktur penjualan dan sebaliknya faktur yang dikirimkan kepada pembeli disebut dengan faktur pembelian.
d. Surat Jalan
surat jalan ialah surat yang dibentuk oleh penjual atau perusahaan sebagai bukti yang harus dibawa oleh petugas yang mengirimkan barang. Kegunaan atau manfaat dari surat jalan ini ialah apabila ada investigasi yang dilakukan oleh pihak pembeli untuk memasuki toko pada dikala menyerahkan barang, petugas sanggup menunjukkan surat jalan tersebut. Surat jalan ini merupakan bukti yang sah bahwa petugas pengirim tersebut memang benar-benar mewakili penjual untuk mengantarkan barang yang sudah dipesan oleh pembeli. Berikut ini pola surat jalan:
2. Bukti Penerimaan Barang
Bukti penerimaan barang ialah dokumen yang harus nantinya ditandatangani oleh pihak yang mendapatkan barang sehabis barang yang bersangkutan hingga ke alamat pembeli. Dokumen ini merupakan sebagai bukti bahwa barang sudah hingga ke alamat pembeli dan sudah diterima dalam keadaan baik. Dokumen bukti penerimaan barang ini selanjutnya akan dibawa oleh pengirim barang dan akan diserahkan kepada perusahaan/toko dan akan disimpan sebagai bukti.
Pada dikala mendapatkan barang/produk perusahaan akan mencocokkannya dengan PO yang sudah dibentuk lalu melaksanakan investigasi barang yang sudah tiba (ada kemungkinan barang dikirim lebih dari satu kali). Dokumen yang digunakan perusahaan untuk mencatat barang yang sudah diterima ini disebut dengan Receiving Report (RR).
Apabila terjadi ketidaksesuaian pada barang yang diterima baik itu disebabkan lantaran kerusakan ataupun ada sebagian dari barang tersebut yang kualitasnya kurang baik, maka perusahaan sanggup mengajukan retur pembelian (debit memo). Dokumen retur pembelian (debit memo) ini berisi uraian mengenai barang antara lain yaitu:
1) Nama barang.
2) Kode atau spesifikasi barang.
3) Jumlah.
4) Harga satuan.
5) Total harga.
6) Tanda tangan petugas pengirim dan peserta barang.
Setiap terjadi sebuah transaksi harus dibuatkan suatu bukti transaksi yang sesuai dengan jenis transaksinya, bukti-bukti transaksi tersebut yaitu suatu dokumen. Setelah dokumen tersebut dilakukan pencatatan, maka dokumen tersebut harus di simpan sesuai dengan ketentuan perusahaan.
3. Penyimpanan Bukti-bukti Transaksi
Penyimpanan bukti-bukti transaksi yang telah dilakukan dari suatu perusahaan lazimnya dilaksanakan sebagai berikut:
a. Apabila bukti-bukti transaksi tersebut masih dalam kurun waktu kurang dari 2 tahun maka masih harus disimpan dulu dalam suatu box file/rak/ordner, yang pada umumnya masih dalam suatu ruangan dengan petugas pembukuan, dengan maksud untuk memudahkan pencarian apabila dibutuhkan.
b. Menurut pasal 6 UU Hukum Dagang bukti-bukti transaksi harus tetap ada dalam perusahaan selama kurang lebih 10 tahun.
c. Setelah itu biasanya akan disimpan di gudang atau digudangkan hingga maksimal 30 tahun gres balasannya dimusnahkan. Penyimpanan hingga kurun waktu 30 tahun, dari segi aturan (misalnya terjadi penyimpangan) maka bukti-bukti transaksi tersebut sanggup menjadi bukti apabila terjadi suatu perkara (pidana atau perdata).